Blogissa nyt: Quo vadis johdon työpöytänäkymä?

Johdon työpöytänäkymät ja mittaristot ovat näkyvä ja konkreettinen osa tietojohtamista. Jari Ylinen ja Timo Hakala käsittelevät blogissa tekijöitä, joita onnistuneessa johdon työpöytänäkymäprojektissa pitää huomioida. 

Tämä blogi julkaistaan myös Ari Hovi Oy:n blogisarjassa. 

Quo vadis johdon työpöytänäkymä?

Historian havinaa

Kuvittele, että elämme 1980-luvun loppua ja aikaa keskuskonepohjaisten järjestelmien jälkeen. Mieleen hiipii ajatus, miten silloin mahdettiin tuottaa johdolle tietoa. Tuolloin oli olemassa taulukkolaskentaohjelma, joka oli samassa asemassa kuin hyvin tuntemamme Excel nykyään. Organisaation eri toiminnoista siirrettiin keskeisiä tunnuslukuja käsin taulukkolaskentaohjelmaan, jotta organisaation tilaa ja kehitystä voitiin tarkastella paitsi numeerisesti myös visuaalisesti graafien ja kuvien avulla. Kun tiedot oli koottu taulukkolaskentaohjelmaan, organisaation taloushallinto toimitti visualisoidun ja värityksin höystetyn päivä- ja kuukausiraportin paperilla johdolle.

Eräänä päivänä yhtäkkiä syntyi ajatus - ehkäpä teknologisen kehittymisen johdosta - luopua raportointitiedon välittämisestä paperilla. Päätettiin toteuttaa johdon infojärjestelmä! Miten tämä oli mahdollista? Henkilökohtaiset tietokoneet (PC) olivat saapuneet. Niiden ilmaannuttua onkin johtajien työpöydälle erilaisten tietojärjestelmien välittämien tietojen tulva ollut loppumaton. Tietovarastoinnin yleistyessä sähköistyminen mahdollisti lopullisesti paperista luopumisen. Tavoitteeksi tuli pystyttää johdon tarpeisiin erityisiä johtamista tukevia tietotuotteita, ”dashboardeja” eli suomeksi sanottuna johdon työpöytänäkymiä, mittaristoja tai kojelautanäkymiä. Kuulostaako tutulta? Onko ehkä teidänkin organisaatiossanne johdon työpöytänäkymä?

Nykypäivän haasteet

Miten sitten johdon työpöytänäkymä pitäisi toteuttaa - ja miten ei? Aloitamme haasteista. Johdon työpöytänäkymää lähdetään liian usein ensimmäisenä rakentamaan uusissa tietovarastoratkaisuissa ja -toteutuksissa. Tämä on hyvin luonnollista, koska johdolle eli hankkeen maksajille luvataan heitä hyödyttävää tuotosta mahdollisimman nopeasti. Tämä tapahtuu suhteellisen kevyesti ja olkaa kohauttamalla lupailemalla matalalla roikkuvia hedelmiä ja pikavoittoja. Ah, miten houkuttelevaa mutta lyhytjänteistä! Edellinen nopeiden voittojen harhakuvitelma johtaa siihen, että johdon työpöytänäkymien toteuttajille tulee kova kiire hankkia dataa keinolla (ja kustannuksilla) millä tahansa. Tämä johtaa siihen, että johdon työpöytänäkymille tarvittavat mittarit toteutetaan ikään kuin omina erillisinä tietovarastointitoteutuksinaan. Tämä tarkoittaa tosiasiallisesti ad hoc -toteutusta, jossa johdon näkymä toteutetaan raakadatasta alkaen yksittäisinä dataputkina alusta loppuun.

Johdon työpöytätoteutustyössä suurin haaste on kuitenkin se, että on hyvin vaikea löytää ja tunnistaa johdon päätöksentekoa palvelevat tietotarpeet. Kokemus on osoittanut, että johtajien on vaikea määritellä keskeisiä tietotarpeita. Voi käydä niinkin, että johtajat pyytävät esittelemään sitä, mikä olisi ylipäänsä mahdollista toteuttaa. Tästä haasteesta huolimatta aina pystytään tunnistamaan jonkin verran vakiintuneeseen johtamiseen tarvittavia yleisiä mittareita. Näitä ovat mm. keskeiset talouden ja henkilöstön tai vaikkapa myynnin mittarit. Tällainen lähestymistapa ei kuitenkaan tuo kuin vain vähän arvoa organisaation johdolle. Johdon tietotarpeet ovat hyvin spontaani ja iteratiivinen prosessi, joka muuttuu ajassa. ICT:n on hyvin vaikea formalisoida muuttuvia tarpeita tietojärjestelmäksi, jollainen myös johdon työpöytänäkymäkin viime kädessä on. Ja miksi sitten oikeiden johdon tarpeesta tulevien tietojen esittäminen ja mittarointi on tärkeää. Siksi, että tällä tavalla organisaation tiedolla johtaminen kehittyy ja tehostuu. Tavoitteena on, että organisaatio saa pysyvää kilpailuetua organisaation tietopohjasta.

Haasteiden yli

Suurinta osaa blogin lukijoista kiinnostanee tietää, mikä olisi hedelmällisin tapa menetellä johdon työpöytätyössä. Ensiksikin IT-järjestelmän kehittämiseen on tärkeää ottaa käyttäjät aktiivisesti mukaan. Keskeisimpiä käyttäjiä ovat johtajat. Ei riitä, että yritetään (ja vielä pahempaa, ICT yrittää) kaivaa tarpeelliset mittarit hohtimilla johtajilta, ja tällä tiedolla lähteä rakentelemaan mittaristoja. Johtajat pitää osallistaa kehittämistyöhön. Jos he eivät halua olla mukana (selitys: ei aikaa), todennäköisesti johdon työpöytänäkymän toteutus epäonnistuu joko osittain tai kokonaan. Homma voi kuivua kokoon tai se jää muutaman mittarin seurantajärjestelmäksi.  

Johdon työpöytänäkymän onnistumista edistää se, että organisaatiossa tunnistetaan ”johtajan informaatioassistentti”, joka toimii sillanrakentajana ja muutosagenttina johdon työpöytänäkymien kehitystyössä. Johtajan informaatioassistentti on se (luotto)henkilö, jota johtaja pyytää ad hoc -tietotarpeissaan hankkimaan tarvittavat tiedot. Hän voi olla sihteeri, kehityspäällikkö, johdon laskentatoimen asiantuntija tai kuka vain. Pelkkää organisaatiokaavioita ei kannata käyttää tunnistettaessa informaatioassistenttia. Tärkeää on, että tarpeet tulevat koordinoidusti esiin ja työjonoihin.

Ehkä tärkein evästys on ajoitus. Johdolle annettuihin toiveisiin paremmasta työkalustosta tiedolla johtamiseen on syytä pystyä vastaamaan. Ei kannata ”myydä uutta tietovarastointihanketta johdon työpöytäsovelluksella”, koska sitä ei pystytä kuitenkaan kestävällä ja joustavalla tai ketterällä pohjalla toteuttamaan ennen kuin laajempi tietoaines ja tietopohja on käytössä. Vasta näiden ehtojen täytyttyä on edellytykset joustavasti toteuttaa yleensä kovinkin yllättävästi ja nopeasti muuttuviin liiketoiminnan tarpeisiin uusia johtamisen tarvitsemia mittareita siedettävässä ajassa. Keskeistä on siis huolehtia geneerisesti sovellettavasta tietopohjasta. Vain tämän päälle voidaan rakentaa päivitettävä johdon työpöytänäkymä.

Kaikkein yllättävin kokemusperäinen havainto on se, että perusteetta oletetaan johtajien osaavan käyttää tietoa ja erityisesti johdon tietojärjestelmiä. Tiedolla johtamisen kulttuurin edistäminen ja kehittäminen liittyy myös itse ICT-ratkaisun toteutukseen. Kulttuurimuutos koskee kaikkia eikä johtaja ole tässä prosessissa yhtään erilaisessa asemassa kuin vaikkapa uutta ERP-järjestelmää käyttävä asiantuntija. Järjestelmä pitää oppia, sen käyttöä pitää tukea ja sen hyödyt pitää – usein kantapään kautta – oivaltaa ja sisäistää.

Onnistunut johdon työpöytien kehittäminen on mahdollista pukea oppien muotoon. Johdon työpöytä ei ole erillisprojekti, ellei tietovarastointia ole jo tehty valmiiksi. Johdon työpöydät on mahdollista rakentaa vasta viimeisenä hyvä tietopohjan päälle. Asia tulee selkeäksi, jos ajattelee asiaa niin, että johdon työpöydät ja mittaristot ovat etupäässä visualisointeja! Pihvi on siinä, että johdon työpöydän mittarien pitää perustua yleiseen, geneeriseen dataan. Yhtään strategista, operatiivista tai taktista mittaria ei saisi rakentaa raakadatasta. Muussa tapauksessa päädytään ”sumuisaan mittaristoarkkitehtuuriin”. Toinen oppi liittyy hankintaan. Yllättävän harvoin tietojärjestelmähankintoja tehdessä huomioidaan tietotuotannon ja raportoinnin tarpeet. Keskeistä olisi pohtia, miten järjestelmädata saadaan mahdollisimman yksiselitteisesti käyttökelpoisessa muodossa organisaation tietotuotantoon. Tämän ehdon toteutuminen helpottaa organisaatioiden omaa työtä datan parissa. Kolmas oppi liittyy roolituksiin. Tietojohtamisen aikakaudella tietotuotannon asiantuntijoiden pitäisi olla vähintäänkin informoitavien ja mahdollisesti konsultoitavien tahojen joukossa järjestelmähankinnoissa. Näin tulevaisuuden johdon työpöytänäkymät voidaan toteuttaa helpommin kun data-asiat on mietitty alusta lähtien. Tästä kaikesta seuraa se, että johdon työpöytänäkymä on kaikkein viimeiseksi toteutettava asia. Kaikki johdon mittarit tulevat viime kädessä onnistuneesta tiedon varastoinnista.

Keskeisin lopputulema on, ettei johdon työpöytänäkymäkehitystyötä voi irrottaa irralliseksi työksi datapohjan kehittämisestä ja tietovarastotyöstä. Hyvä tiedon johtaminen on siten edellytys onnistuneille tiedolla johtamisen työvälineille.

Reflektoitavaa

Muutama asia vielä reflektoitavaksi oman organisaatiosi näkökulmasta. Millainen prosessi teidän organisaatiossanne johdon työpöytänäkymän rakentaminen oli? Mikä oli haastavaa ja mikä toimi ja millaisia oppeja saitte kerätyksi? Toiseksi pohdinnan aiheeksi kelpaa se, miten hyvässä kunnossa tietovarasto oli johdon työpöytänäkymän toteuttamisen aikana. Kolmanneksi voi pohtia sitä, miten hyvin hankinnat ja sopimukset tukevat tietojohtamista. Toimittavatko tietojärjestelmätoimittajat järjestelmän teidän haluamassanne muodossa? Onko datanne käytettävissä niin, että voitte hyötyä siitä helposti?

Jari Ylinen on Ari Hovi Oy:n toimitusjohtaja ja intohimoinen tietovarastoinnin ja tietojohtamisen sekä näihin liittyvien toimintamallien kehittäjä. Hän on ollut 35-vuoden ajan mukana erilaisten johdon tietojärjestelmien kehittäjänä ja itsekin niiden käyttäjänä omassa tiedolla johtamisen työssään.
 

Timo Hakala työskentelee HUSissa tietoarkkitehtina ja on Tietojohtaminen ry:n julkinen sektori -teemaryhmän vetäjä. Hän on perehtynyt työuransa aikana erityisesti tietojohtamiseen sekä tiedon käyttäjänä että tuottajana.