Blogissa nyt: Tiedonhallintalaki edistää organisaation tuloksellisuutta, suorituskykyä ja tietoturvallisuutta

Tuoreessa blogissamme Tuula Seppo arvioi tiedonhallintalakia organisaation toiminnan näkökulmasta.

Tiedonhallintalaki edistää organisaation tuloksellisuutta, suorituskykyä ja tietoturvallisuutta

Vuoden 2020 alusta astui voimaan laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta. Laki tuli tarpeeseen, onhan toimintaympäristömme muuttunut merkittävästi viimeisten vuosien aikana. Olemme vihdoinkin siirtymässä paperisesta käsittelystä sähköiseen käsittelyyn. Nyt myös laki tukee tätä sähköistä toimintaa. Tietoturvallisuusasiat ovat laissa korostetussa asemassa, eikä syyttä. Viimeaikaiset kyberloukkaukset osoittavat, että tietoturvallisuuteen tulee panostaa. Pelkkä laki ei kuitenkaan yksistään muuta toimintaa vaan laki mahdollistaa toiminnan muuttumisen. Tarvitaan paljon kehittämistä.

Tiedonhallinta toiminnan perustana

Vuosi 2020 jää todennäköisesti muistiin kuitenkin aivan muista asioista kuin tiedonhallintalain voimaantulosta. Korona sulki yhteiskuntaa monilta osin ja pakotti meidät ottamaan suorastaan ison digiharppauksen. Tämän myötä tiedonhallinnan merkitys kasvoi. Moni organisaatio joutui miettimään muun muassa missä tiedot sijaitsevat, kuka tietoja saa käsitellä, millä välineillä tietoa käsitellään sekä miten huolehditaan etätyöntekijöiden käsittelemän tiedon tietoturvasta ja tietosuojasta. Eli puhutaan tiedonhallinnan perusasioista: tietojen saatavuudesta, löydettävyydestä, hyödynnettävyydestä ja luottamuksellisuuden säilymisestä eri tarkoituksiin koko tiedon elinkaaren ajan.  Jos nämä perusasiat olivat jo kunnossa, niin digiloikka onnistui todennäköisesti paremmin.

Yhdenmukainen tiedonhallinta

Lain tavoitteena on yhdenmukaistaa julkishallinnon tiedonhallintaa digitalisoituvassa toimintaympäristössä. Tarkoituksena on toteuttaa hyvää hallintoa ja julkisuusperiaatteen toteutumista sekä edistää julkishallinnon tietojen ja tietovarantojen digiturvallisuutta, yhteentoimivuutta, tiedon jakamista ja hyödyntämistä. Nämä ovat hienoja ja arvokkaita tavoitteita. Yhteentoimivat ja tietoturvalliset järjestelmät ja toimintatavat edistävät osaltaan organisaation tuloksellisuutta ja suorituskykyä ja sitä kautta myös kansalaisten saaman palvelun laatua. Kansalaisten tulee voida luottaa siihen, että julkisessa hallinnossa on myös osaamista käsitellä tietoja asianmukaisesti. Hyvä tiedonhallinta edistää myös tietojohtamista. Se luo pohjan muun muassa tiedon jakamiselle, uuden oppimiselle, tietovirtojen hallinnalle ja tarkoituksenmukaisen tiedon hyödyntämiselle päätöksenteossa.

Opi lisää ja ilmoittaudu webinaariin

Tiedonhallintalaki sisältää useita siirtymäaikoja. Kaiken ei tarvitse olla heti valmista. Tämän vuoden alussa pitäisi julkishallinnon organisaatioilla olla hallinnassa tiedonhallinnan organisointi, uudet kuvaukset tiedonhallintamalli ja asiakirjajulkisuuskuvaus sekä uusissa tietojärjestelmissä lokitusvaatimusten ja sähköistä luovutustapaa koskevien säännösten huomioiminen. Lisäksi valtionhallintoa koskevat tietoturvallisuusvaatimukset astuivat heti 2020 alussa voimaan. Jos sinua kiinnostaa kuulla lisää näistä tiedonhallintalain perusteista ja niiden liittymisestä tietojohtamiseen, niin ilmoittaudu 21.4.2021 Tietojohtaminen ry:n järjestämään webinaariin ”Tiedonhallintalaki tietojohtamisen edistäjänä”.

Kirjoittaja KTM ja YTM Tuula Seppo on tiedonhallinnan, tietosuojan ja tietoturvan johtava asiantuntija ja uusi Tietojohtaminen ry:n jäsen.