Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Tämä on Tietojohtaminen ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Laadittu 21.5.2018. Viimeisin muutos 18.1.2024.
1. Rekisterinpitäjä
Tietojohtaminen ry
Hallituskatu 2 B, 00170 HELSINKI
info@tietojohtaminen.com
www.tietojohtaminen.com
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Miia Kämäräinen, Tietojohtaminen ry
info@tietojohtaminen.com
3. Rekisterin nimi
Tietojohtaminen ry:n jäsen- ja asiakasrekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on yhdistyslain 11§ mukainen velvollisuus pitää luetteloa yhdistyksen jäsenistä ja jäsenen oikeutettu etu saada tietoa yhdistyksen toiminnasta.
Yhdistys kerää sen asiakkaista, toimittajista ja yhteistyökumppaneista tietoja, jotka ovat tarpeen yhteydenpitoon näiden kanssa. Niiden osalta oikeusperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
Yhdistys voi kerätä tietoja myös henkilöistä, jotka ovat kiinnostuneita yhdistyksen toiminnasta. Tällöin oikeusperuste on henkilön oikeutettu etu.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus i) on yhteydenpito yhdistyksen jäseniin, asiakkaisiin, toimittajiin ja yhteistyökumppaneihin ii) yhdistyksen toiminnasta ja tarjoamista palveluista viestimiseen sekä jäsenille että jäsenyydestä kiinnostuneille.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, tehtävä/ammattinimike, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot sekä jäsenyyteen, yhdistyksen järjestämään toimintaan osallistumiseen ja yhdistyksen tuottamien palvelujen käyttöön liittyvät tiedot.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, jäsentapaamisista ja muista tilanteista, joissa henkilö luovuttaa tietojaan.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille.
Tapahtumiin liittyviä osallistujatietoja (kuten erityisruokavaliot) voidaan luovuttaa anonymisoidusti kolmansille osapuolille tapahtuman järjestämiseksi. Tietoja voidaan myös julkaista siltä osin kuin niin on sovittu tietojen luovuttajan kanssa (esim. osallistumistieto tapahtumaan).
Tietoja ei siirretä rekisterinpitäjän toimesta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden yhdistyksen vastuuhenkilöiden toimesta, joiden tehtäviin se kuuluu.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.
Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä siltä osin kuin tämä ei ole ristiriidassa yhdistyslain yhdistykselle asettamien velvoitteiden kanssa.
Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.
Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa.