Blogissa nyt: Tietoarkkitehtuuri tietojohtamisen palveluksessa

Tietoarkkitehtuurin tehtävänä on tukea tietojohtamisen ja sen osa-alueiden - tiedolla johtamisen ja tiedon hallinnan - mahdollisuuksia ja hyötykäyttöä. Timo Hakala käy blogissa läpi tietoarkkitehtuuria tietojohtamisen näkökulmasta.

Tietoarkkitehtuuri tietojohtamisen palveluksessa

Arkkitehtuuri-käsite mielletään arkikielessä usein fyysisiin rakennuksiin kuuluvaksi ominaisuudeksi. Käsite liittyy kuitenkin myös erilaisiin suunnittelutehtäviin lähes kaikentyyppisissä organisaatioissa. Koska niiden tehtävät kattavat laajan osan inhimillistä toimintaa, myös arkkitehtuurikäsitteitä on monia.[i] Ei ole vain yhtä arkkitehtuuria tai sen lajia. Tämä kuvastaa organisaatioiden suunnittelutehtävien monimutkaisuutta ja laaja-alaisuutta.

Kokonaisarkkitehtuuri on käsite, joka kokoaa toiminnan kuvaus- ja mallintamistarpeista syntyvät arkkitehtuurit yhteen [ii]. Kokonaisarkkitehtuurin kantavana periaatteena on tukea organisaatioita niiden toiminnassa. Tietoarkkitehtuuri on osa kokonaisarkkitehtuuria. (Valtiovarainministeriö)

Tietoarkkitehtuurin tärkeimpiä tehtäviä on hallita, kuvata ja mallintaa tietovirtoihin liittyviä käsitteitä, tietomalleja, tietovarantoja ja prosesseja. Tästä syystä mm. tietojärjestelmien välinen integraatioarkkitehtuuri on tietoarkkitehtuurin hyvä kumppani. Tietoarkkitehtuuri tuo näkökulmia integraatioiden toteuttamiseen tietojohtamisen näkökulmasta. Tietojohtamisen tarpeiden täyttäminen voi olla haastavaa – mutta se ei ole mahdotonta.

Tietojohtaminen on laaja ja monisyinen käsite. Vaikka näin on, peruslähtökohta tietojohtamisessa sekä tieto- että integraatioarkkitehtuurissa, kuten kaikissa arkkitehtuureissa, tulisi aina olla organisaation strategiset ja operatiiviset tavoitteet. Käytännössä tämä kertoo sen, mihin organisaatiossa kulloinkin keskitytään ja mikä on oleellista liiketoiminnan kannalta. Näkökulman voi mieltää myös siten, että organisaation keskeiset tavoitteet operationalisoidaan tietoarkkitehtuurin keinoin ja välinein organisaation liiketoiminnan tehostamiseksi.

Tietoarkkitehtuuri tukee tietojohtamista

Tietoarkkitehtuurin tehtävänä on myös tukea tietojohtamisen ja sen osa-alueiden, tiedolla johtamisen ja tiedon hallinnan, mahdollisuuksia ja hyötykäyttöä. Teoreettisessa kirjallisuudessa organisaation ylivertaisuus muihin organisaatioihin katsotaan usein perustuvan organisaation (tieto)potentiaalin hyödyntämiseen. Tietojohtamisen näkökulmasta oleellista on tuntea arkkitehtuurikäsitteet ja erityisesti tietoarkkitehtuuri tietovirtojen väliseksi hallituksi jatkumoksi, jossa jokainen arkkitehtuuri tuo oman lisänsä kokonaisprosessiin. Tästä syystä kukin arkkitehtuuri vuorostaan vastaa kysymyksiin mitä, miten ja millä. Tietoarkkitehtuuri jäsentää ”mitä”-kysymyksen kautta mm. käsitteet, ”miten”-kysymyksen kautta esimerkiksi loogiset tietovarannot ja ”millä”-kysymyksen kautta fyysiset tietomallit.[iii] Tavoitteena on organisaation menestymisen tukeminen.

Kuten voi hyvin arvata, suurissa organisaatioissa, joissa on kymmeniä tai satoja tietojärjestelmiä tuottamassa raakadataa, arkkitehtuurit voivat olla monimutkaisia. Tavatonta ei ole, että tietojärjestelmien välillä ei tapahdu tiedonsiirtoa eikä tietoja voida hyödyntää edes tietovarastoinnin kautta mm. käsitteistä johtuvista syistä. Sekään ei ole tavatonta, että arkkitehtuurikuvaukset jäävät pölyttymään kovalevyn nurkalle tai korruptoitumaan verkkolevyn kulmalle. Tällaisessa tapauksessa arkkitehtuurien funktiota ei ole ymmärretty.

Samoin laajan asiakaskunnan organisaatioissa digitalisaatio tuo omat ongelmansa. Digitaalisissa palveluissa pisteratkaisut ovat yleisiä. Tämä vesittää tietoarkkitehtuurin mahdollisuuksia tukea organisaation kokonaisvaltaista tietojohtamista. Tietoarkkitehtuurin näkökulmasta pisteratkaisut on vaikea linkittää organisaation tietovirtakokonaisuuteen. Toki on ymmärrettävää, että liiketoiminnan tarpeet voidaan priorisoida siten, että pisteratkaisuihin päädytään. Ratkaisulla on tällöin hintansa, joka on toivottavasti otettu huomioon ratkaisua tehtäessä.

Jos kuitenkin ajatellaan tilannetta ilman arkkitehtuureja, kokonaisuuden ymmärtäminen olisi vielä mutkikkaampaa ja tuskaisampaa. Käytännössä organisaation suunnittelutehtävät vaikeutuisivat ja siten organisaation haasteisiin vastaaminen olisi entistä vaikeampaa ja hitaampaa. Tämä puolestaan tuhlaa resursseja. Käytännössä tietoarkkitehtuuri pyrkii jäsentämään organisaation tietopääomaa ja siihen liittyviä prosesseja sekä liittymäkohtia. Tätä kautta mm. nykyaikaiset tekoälyn ja koneoppimisen harjoitukset ja sovellukset saavat edellytyksensä.

Tietoarkkitehtuurin mallintamista voi tehdä useilla markkinoilta löytyvillä työvälineillä

Perusajatuksena mallintamisessa on kuvata paitsi organisaation nykytila myös sen tavoitetila. Keskeistä on hyödyntää aikaisemmin toteutettuja mallinnuksia ja tiekarttoja arkkitehtuurin suunnittelun, kehittämisen ja innovoinnin lähtökohtana. Jos näin ei ole, mallinnustyö ja samalla tietopääoman jäsennys on tehty mallinnuksen ja jäsentämisen ilosta vailla konkreettista merkitystä. Tietoarkkitehtuurin tulee olla elävä osa organisaation toimintaa ja prosesseja. Koska kyse on varsin abstraktista kokonaisuudesta, johon liittyy paljon käsitteitä, arkkitehtuureihin liittyvät hyödyt on kommunikoitava selkeästi.

Uusi tiedonhallintalaki ja siihen liittyvä tiedonhallintamalli tarjoavat organisaatioille paitsi velvoitteita myös jäsennetyn viitekehyksen toteuttaa mm. tietojohtamista ja tietoarkkitehtuuria.  Uuden lain myötä voikin toivoa, että organisaatiot käyttäisivät hyväkseen niitä keinoja ja välineitä, jotka ovat jo olemassa. Osalle organisaatioista tämä onkin ”tuttua puuhaa”, mutta osa organisaatioista on vasta oivaltamassa tietojohtamisen ja tietoarkkitehtuurin mahdollisuudet.

Timo Hakala

Kirjoittaja on Tietojohtaminen ry:n jäsen ja työskentelee HUS Tietohallinnossa.

Timon tapaat myös Tietojohtaminen julkishallinnossa -verkkotapahtumassa 4.9.2020.

Lähteet ja viitteet:

Valtiovarainministeriö. Arkkitehtuurimenetelmä. Saatavissa https://vm.fi/arkkitehtuurimenetelma

[i] JHS 179 mukaisia arkkitehtuureja ovat toiminta-arkkitehtuuri, tietoarkkitehtuuri, tietojärjestelmäarkkitehtuuri, teknologia-arkkitehtuuri ml. integraatioarkkitehtuuri.
[ii] JHS 179 on kuvaus kokonaisarkkitehtuurimenetelmästä.
[iii] JHS 179 arkkitehtuurikuva