Blogissa nyt: Yritysarkkitehtuurin kompastuskiviä ja niiden kiertämiskeinoja

Timo Hakala, Leena Keskisaari-Kajaste ja Hanna Tuomi analysoivat blogissa yritysarkkitehtuuria ja tuovat käytännönlähieisiä näkökulmia sen kehittämiseen ja hallintaan.

Yritysarkkitehtuurin kompastuskiviä ja niiden kiertämiskeinoja

Miten yritysarkkitehtuuri voi tukea organisaation tai yrityksen toimintaan? Miten välttää yritysarkkitehtuurin paperinmakuisuus? Miksi arkkitehtuuri tuntuu niin vaikealta? Ovatko nämä sinulle tuttuja kysymyksiä? Et ole ajatustesi kanssa yksin. Tässä blogissa käsittelemme näitä kysymyksiä ja tuomme esille näkökulmia kysymysten sisältämiin haasteisiin.

Arkkitehtuurin ulottuvuudet

”Rakkaalla” lapsella on monta nimeä kuten hyvin tiedämme. Yksi puhuu yritysarkkitehtuurista ja toinen kokonaisarkkitehtuurista. Kolmas on ihastunut palveluarkkitehtuurin ja neljäs Enterprise Architectureen, joka on lähellä yritysarkkitehtuuria, ellei jopa sen synonyymi. Joidenkin sanavarastossa on vielä tiedonhallinta ja tiedonhallintamalli. Ehkäpä paras yleiskäsite olisi organisaatioarkkitehtuuri.

Mitä sitten arkkitehtuuri tarkoittaa? Jo hieman levänneen JHS 179:n mukaan on kyseessä ”Organisaation tai muun kohteena olevan kokonaisuuden rakenteen kuvaus, jota käytetään toiminnan kehittämisessä. Kokonaisarkkitehtuurin avulla on mahdollista hallinnoida ja kehittää organisaatioiden tai muiden valittujen kohteiden toimintaa systemaattisesti.” Useimmiten arkkitehtuuria tarvitaan toiminnasta, tiedosta, järjestelmistä ja teknologioista. Mutta miten systemaattisesti ja kattavasti organisaatiot kuvaavat mm. toimintaansa. Kuinka moni organisaatio voi vakuuttaa jäsentävänsä toimintaansa järjestelmällisesti organisaatioarkkitehtuurin keinoin?

Kokemuksia arkkitehtuurityöstä

Arkkitehtuurin ongelma on, että se ei ole kenenkään läheinen kaveri. Se tulee peliin mukaan aina liian myöhään. Liian usein arkkitehtuuri nähdään esimerkiksi kehittämisprojekteissa irrallisena asiana Arkkitehtuuri ei ole koskaan etukenossa, vaikka sen juuri pitäisi olla ohjeena ja peilauspintana suunnitelmille, muutoksille ja muutosvaikutusten arvioinneille. Hyvä ruohonjuuritapa olisi aloittaa systemaattinen arkkitehtuurin kuvaaminen jo heti alussa ICT- ja muissa kehitysprojekteissa luonnollisena osana suunnitelmia ja toteutusta.

Tähän hyvään päämäärään liittyy kuitenkin monia ongelmia. Ongelmallista on usein se, että organisaatoissa käytetään eri ”kieliä” ja monia ”kielioppeja”. Yksi puhuu IT-termein ja toinen hematologian käsittein ja kolmannelle nettonykyarvo tai palvelujakso saattaa olla käsitteistä se tärkein. Kaupan päälle, jos haluat, että sinua ei ymmärretä, käytä lyhenteitä! Vai miltä kuulostaa ODM, IDM, DRG? Organisaatioissa on paljon edellä mainitun kaltaisia vaikeasti ymmärrettäviä käsitteitä mutta niin on ”kielioppejakin”. Organisaatioissa tarvitaan paitsi yhteisesti ymmärrettyjä käsitteiden sisältökuvauksia myös käsitteiden välisiä suhteita kuvaavia kielioppeja. Nämä kuvaukset pitää olla koostetusti organisaation tiedossa. Valitettavan usein tällainen informaatio ei ole helposti saatavissa.

Isoissa organisaatoissa eräs pulma liittyy toiminnan kuvaamiseen - siis toiminta-arkkitehtuuriin. Arjen työssä kaikki sujuu niin kauan hyvin, kunnes tapahtuu muutos, joko suunniteltu tai välttämätön ICT- tai toiminnan muutos. Ennen muutosta kaikki kuvittelevat tietävänsä miten organisaatiossa toimitaan. Muutosprojektin aikana organisaatiossa joudutaan kaikesta huolimatta selvittämään, miten me toimimme nyt ja miten me haluamme toimia tulevaisuudessa. Näiden asioiden projektin tai muutoksenaikainen selvittäminen on varma tapa polttaa rahaa ja hidastaa projektia tai muutoshanketta. Kannattaa siis varautua väistämättömään muutokseen ennakoivasti ja huolehtia arkkitehtuurista ja sen ajantasaisuudesta.

Eräs hyvä keino on kuvata koko arkkitehtuuri visuaalisesti ja välttää raskaita proosatekstejä, joita on harvakseltaan höystetty ylätason kuvilla. Visuaaliseen kuvaamiseen on monia työvälineitä. Ongelmallisuuksia lisää se, että usein kuvaukset eivät ole kattavia tai ne eivät liity toisiinsa ja muodosta yhtenäistä loogista kokonaisuutta. On voitu käyttää samasta asiasta esimerkiksi eri käsitteitä.  Arkkitehtuuri ei olekaan kokonaisarkkitehtuuria - on kuvattu segmenttejä, jotka muodostavat sekavan kokonaisuuden.

Arkkitehtuurista tulee kovin työlästä, jos arkkitehtuuri on valittujen ja harvojen vastuulla. Arkkitehtuuri on elävää ja hyödyllistä, jos siihen osallistuvat organisaation asiantuntijat rooliensa mukaisesti. Arkkitehtuurin ongelmia lisää se, että arkkitehtuuria kuvataan eri välineillä ja tulokset tallennetaan eri paikkoihin vaikkapa henkilökohtaisille levynkulmille. Jotkut tiedot ovat jopa pilvessä. Eräs suosittu tapa on jättää arkkitehtuurin kuvaaminen toimittajan huoleksi. Hyvä idea! Et pääsekään arkkitehtuurin kuvauksiin helposti itse käsiksi. Erityisesti tämä koskee tietojärjestelmäarkkitehtuuria, jossa tyypillisesti tietojärjestelmätoimittajien rooli on tärkeä. Keskeistä on sopia tavoista, joilla arkkitehtuuri-informaatiota välitetään kaikille asianosaisille.

Ota arkkitehtuuri haltuun

Parasta olisi, että organisaatio itse hallitsee arkkitehtuuria ja kehittää sitä järjestelmällisesti. Tämä vaatii päämäärätietoisuutta ja asian tärkeyden ymmärtämistä organisaation eri tasoilla. Arkkitehtuurin ylläpitäminen edellyttää myös asianhallintaa. Arkkitehtuuri on yhtä lailla asia, jota pitää huoltaa ja vaalia. Myös työvälineiden pitää olla ajanmukaiset. Niiden pitää tukea tiedon hallintaa.

Siis tuumasta toimeen. Ole ylpeä arkkitehti! Hälvennä arkkitehtuurin paperinmakuisuutta. Tuo sen konkreettiset edut esille. Kerro mitä arkkitehtuurin kuvaamisella tavoitellaan. Kerro mitä se tarkoittaa tuottavuudelle, projektien sujuvuudelle, yhteistyölle, toiminnan kehittämiselle, toiminnan ohjaamiselle, uusien työntekijöiden perehdyttämiselle, roolien selkeydelle ja monelle muulle hyvälle asialle. Lyhyesti sanottuna edistä organisaatioarkkitehtuuria!

Blogin kirjoittajat

Timo Hakala työskentelee HUSissa tietoarkkitehtina ja on Tietojohtaminen ry:n julkinen sektori -teemaryhmän vetäjä

Leena Keskisaari-Kajaste työskentelee HUSissa laatu- ja projektipäällikkönä

Hanna Tuomi toimii Goforella kokonaisarkkitehtuurikonsulttina ja people leadinä